Questa guida spiega, in modo semplice, come conservare e trasferire le email quando si cambia servizio di posta.
Il punto più importante da capire è questo: il modo in cui puoi trasferire la posta dipende da dove si trovano fisicamente i messaggi.
Come puoi accedere alla posta
Una casella email puo essere usata in diversi modi:
- POP3: la posta viene scaricata sul computer
- IMAP: la posta rimane sul server
- Webmail: la posta rimane sul server ed è accessibile dal browser
Il trasferimento della posta cambia completamente a seconda del caso.
Caso 1 – Hai sempre usato POP3
Se hai sempre configurato la posta in POP3, i messaggi sono gia salvati sul tuo computer.
In questo caso il cambio di servizio è semplice:
- scarichi gli ultimi messaggi rimasti sul server
- riconfiguri il programma di posta con i nuovi parametri
Non è necessario copiare o trasferire le email, perche sono gia sul tuo PC.
Caso 2 – Hai usato IMAP o Webmail
Se hai usato IMAP o Webmail:
- i messaggi non sono sul tuo computer
- i messaggi si trovano sul server del provider
In questo caso, se cambi servizio senza fare nulla, le email rimangono sul vecchio server e non si spostano automaticamente.
Il trasferimento del dominio o l’attivazione di una nuova casella non spostano le email gia esistenti.
Caso 3 – Accedi alla posta da più dispositivi
Se la stessa casella di posta è configurata su più dispositivi (ad esempio PC, smartphone o tablet) e vedi gli stessi messaggi ovunque, allora stai quasi certamente usando IMAP.
IMAP è lo standard per questo tipo di configurazioni.
Le configurazioni POP3 su più dispositivi sono oggi più rare e, nella maggior parte dei casi, non permettono di vedere gli stessi messaggi su tutti i dispositivi.
Se usi IMAP, i messaggi restano sul server e devono essere copiati o trasferiti prima di cambiare servizio.
Attenzione alle cartelle
Con IMAP e Webmail, i messaggi possono trovarsi in molte cartelle: posta in arrivo, posta inviata, bozze, archivio o cartelle personalizzate.
Alcuni programmi di posta mostrano solo una parte delle cartelle. Puo succedere che alcune cartelle esistano sul server ma non siano visibili nel programma di posta.
In questi casi è necessario visualizzare l’elenco completo delle cartelle del server e sottoscrivere quelle mancanti, oppure abilitare la visualizzazione di tutte le cartelle IMAP.
Finché una cartella non è visibile, i messaggi al suo interno non possono essere copiati.
Come trasferire la posta da IMAP o Webmail
Il metodo più semplice e sicuro è usare un programma di posta su computer configurato in IMAP.
In pratica:
- configuri la vecchia casella in IMAP
- configuri la nuova casella in IMAP
- copi le cartelle e i messaggi dalla vecchia alla nuova
Se invece vuoi salvare una copia sul computer, devi usare le cartelle locali del programma di posta. In questo caso i messaggi vengono copiati sul PC e non restano collegati al server.
Attenzione agli smartphone
Se nel tempo hai usato la posta solo da smartphone, oppure hai cambiato uno o più smartphone, c’è un aspetto importante da considerare.
I programmi di posta su smartphone, per motivi di spazio e prestazioni, non scaricano sempre tutti i messaggi, spesso tengono solo gli ultimi o mostrano solo alcune cartelle.
Questo puo creare una situazione ingannevole: cercando manualmente in una cartella puo sembrare che la posta ci sia tutta, ma in realta non tutte le cartelle o tutti i messaggi sono presenti sul dispositivo.
Inoltre, quando si modifica o si rimuove l’account dal telefono, cambiando server o configurazione, tutti i messaggi presenti sullo smartphone spariscono, perche non erano salvati localmente in modo completo.
Per questo motivo è fortemente consigliato configurare la casella anche su un computer e verificare da lì tutte le cartelle e i messaggi effettivamente presenti sul server, per poi procedere al salvataggio e trasferimento dei messaggi.
Strumenti di trasferimento
Alcuni provider mettono a disposizione o consigliano strumenti IMAP che permettono di copiare automaticamente i messaggi da una casella all’altra.
Questi strumenti funzionano sempre tramite IMAP e richiedono che entrambe le caselle siano accessibili e che tutte le cartelle siano visibili.
Quando fare il trasferimento
La copia dei messaggi va fatta prima di disattivare il vecchio servizio, quando la casella è ancora accessibile.
Dopo la disattivazione, le email non saranno più recuperabili.
Controllo finale
Prima di considerare concluso il trasferimento, verifica che:
- tutte le cartelle siano presenti
- la posta inviata sia stata copiata
- i messaggi più vecchi siano visibili
- il controllo sia stato fatto da un computer, non solo da smartphone
Se nel tempo hai usato dispositivi diversi e hai qualche dubbio, accedi anche alla
webmail e verifica da lì che tutte le cartelle e tutti i messaggi siano presenti.
La webmail mostra sempre il contenuto reale della casella sul server ed è il modo più sicuro per controllare che non manchi nulla.
